Opnið gluggann Afrita innkaupaskjal.

Stofnar nýtt innkaupaskjal.

Fyrst þarf að búa til nýtt innkaupaskjal (beiðni, pöntun, reikning eða kreditreikning) sem er með fylgiskjalsnúmeri. Síðan er keyrslan notuð til þess að fylla út innkaupaskjalið.

Það þarf þá að tilgreina í keyrslunni af hvaða innkaupaskjali á að afrita upplýsingar. Það má velja um að afrita allt fylgiskjalið eða aðeins fylgiskjalslínurnar. Ef afrita á víddir þarf að setja gátmerki í reitinn Taka haus með. Þegar aðeins fylgiskjalslínurnar eru afritaðar bætir keyrslan viðkomandi línum við þær línur sem kunna að vera fyrir í innkaupaskjalinu sem verið er að stofna.

Ef til dæmis á að endurpanta vörur hjá lánardrottni er hægt að láta kerfið fylla út innkaupahaus reiknings með upplýsingum um lánardrottininn.

Ef nákvæm bakfærsla kostnaðar hefur verið skilyrt í uppsetningu innkaupa og reikninga, færir kerfið færslunúmer birgðahöfuðbókar frá línunum í upprunalega skjalinu inn í reitinn Jafna frá birgðafærslu. Þetta tryggir að kerfið flytur kostnaðinn úr línunni í upprunalega skjalinu yfir í línuna í nýja skjalinu.

Til athugunar
Ef hluti magns í línunni hefur þegar verið skilað (eða selt eða á annan hátt notað), inniheldur nýja línan sem kerfið býr til aðeins það magn sem eftir stendur. Hafi allt magn í línunni verið notað býr kerfið ekki til nýja línu.

Dæmi

Segjum svo að verið er að stofna vöruskilapöntun innkaupa og ætlunin er að afrita upprunalega bókaðan innkaupareikning yfir í nýja skjalið. Bókaði innkaupareikningurinn inniheldur magntöluna 10 en 7 af upprunalega magninu hafa þegar verið seld. Þegar aðgerðin Afrita skjal er notuð býr kerfið aðeins til eina línu með magntöluna 3 með upprunalegu færslunúmeri birgðahöfuðbókar í reitinn Jafna frá birgðafærslu.

Þegar afritað er úr bókuðum reikningum eða bókuðum kreditreikningum, afritar kerfið hverskonar viðeigandi reikningsafslætti og línuafslætti úr línunum í upprunalega skjalinu yfir í línurnar í nýja skjalinu. Hafa skal þó í huga að ef Reikna reikn.afsl. valkosturinn er virkur í innkaupa og reikninga uppsetningunni, verður reikningsafslátturinn endurreiknaður þegar línan í nýja skjalinu er bókuð. Þess vegna getur Línuupphæð nýju línunnar verið önnur en Línuupphæð í línunni í upprunalega skjalinu, og fer eftir endurreiknuðum reikningsafslætti.

Ef við á afritar kerfið upplýsingar um vöruaukningu úr upprunalegu skjalinu yfir í nýja skjalið, en þó aðeins þegar upprunalega skjalið og nýja skjalið hafa gagnstætt birgðaflæði. Þetta þýðir t.d. að upprunalega skjalið stendur fyrir birgðaaukningu og nýja skjalið stendur fyrir birgðaminnkun, eða öfugt.

Afritun bókaðra innkaupamóttaka

Ef nákvæmar kostnaðarbakfærslur eru áskildar og afrituð er bókuð innkaupamóttaka, þá stofnar kerfið eina skjallínu fyrir hverja birgðafærslu. Hafi t.d. innkaupamóttaka verið bókuð þar sem Magn til móttöku er 2 og Magn til reikningsf. er 1, þá stofnar kerfið tvær birgðafærslur, eina fyrir reikningsfærðu vöruna og eina fyrir óreikningsfærðu vöruna. Ef þessi bókaða innkaupamóttaka er afrituð yfir í nýtt skjal þá stofnar kerfið tvær nýjar skjallínur, eina fyrir hverja birgðafærslu.

Kerfið reiknar einingaverð nýju línunnar með því að nota birgðakostnaðarupphæðina úr afrituðu móttökulínunni, sem kemur úr birgðafærslunni sem tengist því.

Til athugunar
Nákvæm kostnaðarbakfærsla á vörurakningu er aðeins aðgengilegt frá Innkaupapöntun og Vöruskilapöntun skjölunum.

Valkostir

Tegund fylgiskjals: Smellt skal á reitinn og velja tegund fylgiskjalsins sem óskað er að afrita úr.

Númer fylgiskjals: smelltu á reitinn og veldu númer fylgiskjalsins sem óskað er að afrita úr. Um hvaða fylgiskjalsnúmer má velja ræðst af efni reitsins hér að ofan.

Númer afh.aðila: Kerfið fyllir sjálfkrafa í reitinn með hliðsjón af upplýsingunum í reitunum Númer fylgiskjals og Tegund fylgiskjals hér á undan.

Heiti afh.aðila: Kerfið fyllir sjálfkrafa í reitinn með hliðsjón af upplýsingunum í reitunum Númer fylgiskjals og Tegund fylgiskjals hér á undan.

Taka haus með: Gátmerki er sett í þennan reit ef kerfið á að afrita upplýsingarnar, þar á meðal um víddir, af fylgiskjalshausnum sem verið er að afrita yfir á fylgiskjalið sem verið er að búa til. Fylgiskjalslínurnar verða afritaðar jafnvel þótt ekkert gátmerki sé í reitnum. Þegar tilboð eru afrituð og reiturinn Bókunardagsetning í nýja skjalinu er auður, er vinnudagsetningin notuð sem bókunardagsetning fyrir nýja skjalið.

Endurreikna línur: Gátmerki er sett í reitinn ef keyrslan á að endurreikna og skjóta inn línum í innkaupaskjalið sem verið er að stofna. Keyrslan bætir línunum í fylgiskjalinu sem verið er að afrita við nýja fylgiskjalið. Keyrslan heldur vörunúmerunum og magninu en endurreiknar upphæðirnar í línunum með hliðsjón af upplýsingunum um lánardrottininn í nýja fylgiskjalshausnum. Keyrslan gerir þannig grein fyrir vöruverði og afslætti sem tengjast sérstaklega lánardrottninum í nýja hausnum.

Ábending